La Communauté de Commune Cœur de France, confrontée à des défis logistiques et environnementaux lors de ses réunions communautaires, a trouvé en Mediaself un partenaire idéal pour moderniser et optimiser ses processus. Grâce à l’implémentation de tablettes synchronisées, Mediaself a su transformer ces réunions en une expérience numérique fluide et efficace. Cet article explore comment Mediaself a relevé ce défi, détaillant les solutions innovantes mises en place pour répondre aux besoins spécifiques de la communauté.
Contexte et problématique initiale
Lors des réunions communautaires de la Communauté de Commune Cœur de France, il était habituel de distribuer des documents imprimés à chaque participant. Pour des assemblées pouvant réunir jusqu’à cinquante personnes, cela se traduisait par des impressions massives, atteignant parfois 5000 copies par réunion. Cette pratique présentait plusieurs inconvénients majeurs :
- Coût élevé d’impression : Le papier et l’encre représentent des dépenses significatives.
- Temps et ressources humaines : Une secrétaire devait consacrer une journée entière à la gestion des impressions.
- Nuisances : Le bruit et les interruptions causés par l’utilisation intensive du photocopieur.
- Impact environnemental : Génération de déchets papier considérables.
Transition vers une technologie numérique
Face à ces contraintes, la Communauté de Commune a exprimé le désir de passer à une technologie numérique, réduisant ainsi les coûts et l’empreinte écologique tout en améliorant l’efficacité des réunions. Mediaself a été sollicité pour proposer une solution pratique et innovante.
La solution Mediaself : des tablettes synchronisées pour la communauté de communes
L’idée initiale de Mediaself a été de remplacer les documents papier par des tablettes numériques. Cependant, la mise en œuvre de cette solution devait répondre à plusieurs problématiques :
- Simplicité d’utilisation : Les utilisateurs devaient pouvoir manipuler les tablettes sans formation complexe.
- Facilité de duplication des documents : Il fallait éviter les copier-coller manuels sur chaque tablette.
- Sécurité et centralisation : Les tablettes devaient être rechargées et mises à jour en un seul endroit sécurisé.
Développement et innovation : l’expertise Mediaself
Pour répondre à ces exigences, Mediaself a dû innover et développer une solution sur mesure. Voici les principales étapes et fonctionnalités mises en place :
- Connexion à un seul équipement : Toutes les tablettes sont connectées à un seul dispositif central.
- Wake Online : Les tablettes s’allument automatiquement dès qu’elles sont branchées au secteur, facilitant leur mise en marche.
- Hub USB sécurisé : Pour éviter les risques de piratage, la synchronisation des tablettes est réalisée via un hub USB, excluant ainsi la connexion au réseau interne.
- Logiciel de synchronisation : Un logiciel dédié permet de reconnaître chaque tablette, allouer un dossier spécifique sur Android et synchroniser automatiquement les documents. En un clic, les documents anciens sont supprimés et les nouveaux sont téléchargés sur toutes les tablettes.
Les résultats ? Sans appel !
La mise en œuvre de cette solution a eu des résultats remarquables pour nos clients :
- Gain de temps : la secrétaire passe désormais seulement 15 minutes à préparer les tablettes contre une journée entière auparavant.
- Satisfaction utilisateur : lors des premières réunions avec les tablettes, aucun utilisateur ne s’est plaint. Le Directeur Général des Services (DGS) a félicité l’équipe pour cette transition réussie, soulignant l’intuitivité et la simplicité de la nouvelle solution.
- Réduction des coûts et de l’empreinte écologique : moins de papier, moins d’encre, moins de déchets, et une réduction significative des coûts liés aux impressions.
Les retours des utilisateurs et des responsables de la Communauté de Commune Cœur de France ont été extrêmement positifs. Le DGS a notamment souligné l’absence totale de remarques négatives de la part des participants, preuve de la réussite de l’intégration de cette nouvelle technologie.
L’étude de cas de Mediaself avec la Communauté de Commune Cœur de France démontre comment l’innovation technologique peut transformer des processus logistiques lourds en opérations fluides et efficaces. En répondant aux besoins spécifiques de ses clients avec des solutions sur mesure, Mediaself a non seulement optimisé les réunions communautaires, mais a également contribué à une gestion plus écologique et économique des ressources.
Si vous souhaitez en savoir plus sur comment Mediaself peut aider votre organisation à adopter des solutions numériques innovantes, n’hésitez pas à nous contacter.
